Cosa si intende per Audit Interno? Cos’è un Audit HACCP e come si svolge? A cosa serve la checklist HACCP? Scopri tutte le nostre risposte.
Competenze per la Gestione dell’Audit HACCP
In ogni azienda in cui si applica un sistema di gestione - certificato o meno, cogente o meno - vengono condotte delle verifiche al fine di valutare come vengono applicati i requisiti delle norme.
Per quanto riguarda l’UNI - Ente Nazionale Italiano di Normazione - e gli standard internazionali ISO, la parola “audit” ha sostituito il termine “verifica ispettiva”, ormai utilizzato solamente per indicare i controlli degli enti ispettivi.
Questa parola deriva dal latino e significa “ascolto”, per cui sembrerebbe più corretto pronunciarla in latino àudit, rispetto alla pronuncia inglese òdit - ma per i dubbi sulla pronuncia ti consigliamo di leggere quanto spiegato dall’Accademia della Crusca.
In generale, l’audit rappresenta una valutazione indipendente e obiettiva, finalizzata a stabilire se determinati requisiti e criteri prefissati sono stati soddisfatti. Può essere applicato ad aspetti normativi obbligatori o volontari, oppure a processi gestionali e funzioni aziendali.
Di conseguenza, nel contesto aziendale esistono diverse tipologie di audit, come quelle che riguardano la revisione e la correttezza dei bilanci, ma in questo articolo tratteremo quelle che si applicano al settore alimentare.
L’attività di auditing
L’audit è una procedura di controllo, un processo sistematico, indipendente e documentato, basato su 6 principi cardine.
- Integrità
- Presentazione imparziale
- Professionalità
- Riservatezza
- Indipendenza
- Approccio basato sulle evidenze.
Come accennato precedentemente, le linee guida per il corretto svolgimento di un audit dei sistemi di gestione sono state fornite dalla norma UNI ISO 19011.
Esistono 3 tipologie di audit con obiettivi diversi.
- Audit di prima parte - audit interni, effettuati da personale interno all’azienda o da consulenti per conformare i sistemi di gestione, ottenere informazioni per il miglioramento, verificare l’andamento dei processi di lavoro o giungere ad un’autodichiarazione di conformità.
- Audit di seconda parte - generalmente svolti per verificare che i criteri e le procedure previsti a livello contrattuale vengano rispettate. Possono essere svolti da personale interno all’azienda con competenze specifiche per valutare la compliance dei fornitori, oppure da un Organismo di Certificazione se si tratta di un Audit particolarmente complesso.
- Audit di terza parte - condotti da organizzazioni esterne e indipendenti - OdC - per il rilascio delle certificazioni oppure dalle autorità in ambito legislativo.
L’Audit Interno
L’audit interno rappresenta un’attività di controllo e verifica delle procedure attuate, svolta da personale - interno o esterno all’azienda - che opera in posizione di indipendenza funzionale.
Serve per verificare che il processo di lavoro e le procedure definite e documentate siano applicate correttamente ed efficacemente, e che corrispondano alla pratica lavorativa. Viene utilizzato anche come tappa preparatoria al conseguimento di una certificazione e per stabilire la conformità a un sistema e la sua evoluzione nel tempo in relazione alle opportunità di miglioramento.
Per poter essere efficace, ogni verifica interna necessita del supporto attivo da parte della Direzione che deve assicurarsi che l’auditor abbia maturato le conoscenze e competenze necessarie.
Cos’è un Audit HACCP
L’audit HACCP si concentra sul valutare se quanto predisposto nel Piano HACCP sia effettivamente messo in pratica e se viene eseguito in maniera efficace.
Di conseguenza, tramite questa attività è possibile valutare eventuali miglioramenti del Piano stesso.
Questo sistema è fondamentale per aiutare le aziende del settore alimentare e della ristorazione a valutare, sviluppare e migliorare la sicurezza e la qualità dei prodotti e dei processi operativi.
Al contrario di quello che avviene durante una verifica ispettiva delle autorità, che si limitano a esaminare la situazione che si presenta in quel momento, lo scopo dell’audit è quello di approfondire l’analisi fino a valutare la capacità dell’intera azienda di gestire il processo produttivo.
Come si svolge un Audit HACCP?
Vediamo come funziona, in sintesi, la conduzione di un audit HACCP.
Il primo step nel processo di audit prevede l’identificazione delle aree aziendali da coinvolgere e gli strumenti da utilizzare, oltre alla pianificazione dell’attività di raccolta dati per poter valutare complessivamente protocolli e parametri.
Nel caso di un audit sull’HACCP questo passaggio è già definito, dato che l’area di valutazione è stata già identificata con l’applicazione del metodo HACCP.
Il secondo passaggio riguarda la fase di ascolto, ossia l’acquisizione delle informazioni realizzata tramite:
- interviste a impiegati e dirigenti dell’azienda;
- ispezioni e indagini osservative del contesto di lavoro.
Nella terza fase deve essere elaborata una relazione scritta. Su questo documento vengono elencate le criticità rilevate e i suggerimenti riguardanti le azioni correttive da apportare per raggiungere gli obiettivi previsti.
La frequenza con cui deve essere svolto l’audit HACCP dipende dal piano di audit che si elabora. Soprattutto nelle piccole aziende, la decisione sul numero idoneo di audit da fare per verificare tutto viene presa dal Responsabile o dal Consulente HACCP.
L’efficacia del processo di auditing dipende da come l’auditor conduce l’analisi, esamina la documentazione e acquisisce informazioni e dati. L’auditor deve seguire un metodo di valutazione adeguato, accurato e sistematico per poter eseguire la verifica al meglio.
Di conseguenza, la preparazione di una checklist può essere il primo step per la fase di raccolta dei dati e delle informazioni.
La Checklist per un Audit HACCP
Come puoi assicurarti che la verifica interna che stai conducendo copra tutti i requisiti indicati dalle normative?
Uno strumento utile e un valido supporto, per non dimenticare nessun requisito e per risparmiare tempo, può essere una checklist o lista di controllo. Tuttavia, non essendo strettamente necessaria, dovresti considerarla e utilizzarla solo come valore aggiunto.
Nella libreria pubblica di Safety Culture puoi trovare un esempio di checklist per un audit HACCP.
Ci sono molti buoni motivi per utilizzare una checklist durante un audit HACCP:
- aiuta a pianificare meglio la verifica;
- assicura l’utilizzo di un approccio corretto, tramite una traccia da seguire che copre tutti gli aspetti da verificare;
- può essere utile come promemoria e per gestire meglio il tempo;
- aiuta a condurre l’audit in maniera sistematica;
- supporta le tecniche per eseguire le interviste e ottenere maggiori informazioni;
- offre un valido supporto per organizzare gli appunti, e registrare note e osservazioni raccolte;
- può essere utilizzata come parte del report finale risultante dall’audit;
- può essere una base molto utile per future verifiche nella stessa azienda.
L’auditor deve raccogliere le evidenze sull’applicazione del metodo HACCP secondo quanto previsto dal documento aziendale e valutarne l’adeguatezza. Per fare questo deve essere qualificato, formato e preparato per poter eseguire una valutazione oggettiva della realtà aziendale oggetto di audit.
Se vuoi acquisire competenze tecniche su questi temi, ti consigliamo di partecipare al nostro corso sulla Gestione dell’Audit HACCP per ristoranti e piccole aziende alimentari.
Il corso è molto pratico e spiega anche come creare una checklist mirata, approfondendo la logica per capire come costruirla, e come costruire un verbale di audit da lasciare al cliente. A fine corso, assieme al materiale didattico, ti invieremo 2 checklist complete per due casistiche diverse.
Ti aspettiamo in aula!
